Serie “Capire l’impresa” – Episodio 11 (qui trovi l’episodio precedente)
Ci sono aziende in cui tutti sanno esattamente cosa fare.
E ce ne sono altre in cui, prima di fare qualunque cosa, la domanda è sempre la stessa.
“Dov’è il titolare?”
Può sembrare un dettaglio.
Qualche volta viene persino considerato un motivo di orgoglio. L’imprenditore conosce ogni cliente importante, ricorda le condizioni concordate con i fornitori, sa quali lavori devono partire il giorno successivo e quali pagamenti non possono essere rimandati. Se nasce un problema, basta una telefonata e, nel giro di pochi minuti, arriva la risposta.
Per molto tempo questo modo di lavorare sembra funzionare.
L’azienda cresce, i clienti aumentano e ogni nuova difficoltà viene risolta nello stesso modo: qualcuno chiama il titolare e aspetta una decisione.
Finché le dimensioni dell’impresa lo consentono, il sistema regge. Anzi, spesso appare più veloce di qualunque procedura.
Le informazioni passano tutte da una persona sola. Le decisioni vengono prese rapidamente e chi lavora in azienda si abitua all’idea che, in fondo, ci sarà sempre qualcuno a indicare la strada.
È un equilibrio che può durare anni. Proprio per questo è difficile accorgersi del momento in cui smette di funzionare.
L’imprenditore continua a fare quello che ha sempre fatto, è l’azienda che, nel frattempo, è cambiata.
Quando tutto passa da una persona
Nelle piccole imprese è quasi inevitabile che le decisioni più importanti facciano capo all’imprenditore.
È lui che ha costruito l’azienda, che conosce la storia dei clienti, che ricorda perché un fornitore gode di condizioni particolari oppure perché un collaboratore è più adatto di un altro a seguire un certo lavoro.
Quella conoscenza non si trova in un gestionale: è nella sua testa. Ed è uno dei motivi per cui, soprattutto nei primi anni, l’impresa riesce a crescere.
Con il tempo, però, succede qualcosa che passa quasi inosservato.
L’azienda continua ad aggiungere clienti, attività, collaboratori e responsabilità. L’imprenditore, invece, continua a lavorare esattamente come quando l’impresa era molto più piccola.
Ogni questione importante arriva sulla sua scrivania e ogni decisione aspetta il suo parere. Anche quando potrebbe essere presa da qualcun altro, tutti preferiscono aspettare qualche minuto, qualche ora o, se necessario, il giorno successivo.
Non è mancanza di iniziativa. È il modo in cui l’organizzazione si è abituata a funzionare.
All’inizio questo meccanismo produce sicurezza. Tutti sanno a chi rivolgersi e l’imprenditore ha la sensazione di mantenere il controllo di ciò che accade.
Poi, lentamente, iniziano a comparire piccoli segnali.
Le giornate non bastano più. Le riunioni vengono continuamente interrotte da telefonate. Le decisioni si accumulano perché tutte richiedono la stessa persona. L’agenda si riempie, ma il tempo per riflettere diminuisce.
È un cambiamento graduale, così graduale che molti imprenditori non lo percepiscono come un problema. Lo interpretano come la naturale conseguenza di un’azienda che sta crescendo e in parte è vero.
La differenza è che un’impresa può continuare a crescere. Una persona no.
Quando l’azienda aspetta una persona sola
Il problema non nasce il giorno in cui l’imprenditore è troppo occupato. Nasce molto prima.
Comincia quando l’organizzazione si abitua all’idea che la risposta giusta debba arrivare sempre dalla stessa persona.
All’inizio sembra un vantaggio. Le decisioni sono coerenti, il rischio di sbagliare diminuisce e tutti sanno a chi rivolgersi. È una soluzione semplice, spesso efficace, soprattutto quando l’impresa è ancora nelle prime fasi della sua crescita.
Con il tempo, però, quella semplicità inizia ad avere un prezzo.
I collaboratori smettono di decidere anche quando potrebbero farlo. Non perché manchino di competenze, ma perché hanno imparato che è più prudente aspettare. Una telefonata al titolare richiede pochi minuti. Prendere una decisione in autonomia significa assumersi una responsabilità che, fino a quel momento, nessuno ha mai chiesto loro di sostenere.
Così l’azienda rallenta senza accorgersene.
Non si ferma. Continua a lavorare, a produrre, a fatturare. Dall’esterno tutto sembra procedere normalmente. È nei dettagli che il cambiamento diventa visibile.
Una pratica resta sulla scrivania fino al rientro dell’imprenditore. Un’offerta commerciale viene inviata con un giorno di ritardo perché manca un’ultima conferma. Una riunione termina senza una decisione definitiva. Un cliente aspetta una risposta che nessun altro si sente autorizzato a dare.
Presi uno alla volta, sono episodi di poco conto, messi insieme raccontano qualcosa di diverso.
L’azienda ha iniziato a misurare i propri tempi su quelli di una sola persona.
È un passaggio quasi impercettibile, ma cambia profondamente il modo in cui l’impresa reagisce agli imprevisti. Ogni nuova opportunità, ogni problema inatteso, ogni scelta che richiede rapidità finisce inevitabilmente per fare la fila davanti alla stessa porta.
Ed è in quel momento che l’imprenditore scopre una verità scomoda.
Non è lui ad avere costruito un’organizzazione capace di sostenerlo. È l’organizzazione ad avere costruito una dipendenza da lui.
Essere indispensabili non è sempre una buona notizia
Molti imprenditori vivono questa situazione come una conferma del proprio valore.
Se tutti li cercano significa che sono competenti, se ogni decisione passa da loro vuol dire che conoscono l’azienda meglio di chiunque altro e se riescono a risolvere ogni problema, è naturale che collaboratori e clienti continuino a fare affidamento su di loro.
Da questo punto di vista hanno ragione, la loro esperienza è spesso il patrimonio più importante dell’impresa.
Il problema nasce quando quella competenza rimane confinata in una sola persona.
Un’azienda non diventa più forte perché il suo imprenditore riesce a risolvere tutto. Diventa più forte quando riesce a prendere decisioni corrette anche in sua assenza.
Non significa rinunciare al proprio ruolo. Significa cambiarlo.
All’inizio l’imprenditore è costretto a fare tutto. Vende, acquista, organizza, controlla, risolve gli imprevisti e, qualche volta, sale perfino sul furgone o in produzione quando manca qualcuno.
È una fase normale.
Continuare a fare le stesse cose quando l’azienda è diventata dieci volte più grande, invece, non è più una necessità. È un modello che non è cresciuto insieme all’impresa.
Ed è qui che nasce una delle contraddizioni più frequenti nelle piccole e medie aziende.
L’imprenditore lavora sempre di più, proprio mentre l’azienda avrebbe bisogno che lavorasse in modo diverso.
Più tempo viene assorbito dalle decisioni operative, meno ne rimane per osservare ciò che sta accadendo nel suo insieme. Si continua a risolvere il problema della giornata, ma diventa sempre più difficile accorgersi dei cambiamenti lenti, quelli che non interrompono il lavoro e proprio per questo rischiano di passare inosservati.
È uno schema che si ripete spesso.
L’imprenditore è convinto di essere ovunque, in realtà finisce per essere sempre dove l’urgenza lo porta.
E, mentre rincorre ciò che è successo oggi, trova sempre meno spazio per capire che cosa potrebbe accadere domani.
Il ruolo che cambia insieme all’impresa
C’è un momento, nella vita di ogni azienda, in cui il lavoro dell’imprenditore cambia.
Non esiste una data precisa e non coincide con una certa dimensione o con un determinato fatturato. Arriva quando l’impresa diventa troppo complessa per essere governata come agli inizi, quando bastavano memoria, intuito e presenza costante per tenere tutto sotto controllo.
Molti continuano a fare esattamente ciò che li ha portati fin lì.
È comprensibile.
Quel metodo ha funzionato per anni, ha permesso all’azienda di crescere e ha contribuito a costruire rapporti solidi con clienti, fornitori e collaboratori. Metterlo in discussione non è semplice, soprattutto quando, all’apparenza, tutto continua a funzionare.
Eppure ogni fase di crescita richiede qualcosa di diverso.
Non meno impegno. Un impegno differente.
L’esperienza accumulata resta indispensabile, ma da sola non basta più. Deve trasformarsi in un modo di lavorare che permetta anche agli altri di prendere decisioni, di assumersi responsabilità e di far crescere l’azienda senza che ogni passaggio debba tornare, inevitabilmente, sulla stessa scrivania.
In fondo, il valore di un imprenditore non si misura dal numero di problemi che riesce a risolvere ogni giorno.
Si misura dalla capacità di costruire un’impresa che continui a prendere buone decisioni anche quando lui sta facendo ciò che nessun altro può fare: osservare il futuro, immaginare la direzione da seguire e preparare l’azienda ad affrontarla.
Perché il rischio più grande non è che un’impresa abbia bisogno del proprio imprenditore.
Il rischio è che, crescendo, non impari mai a fare a meno della sua presenza in ogni singola decisione.
E quando questo accade, il limite non è più rappresentato dal mercato, dalla concorrenza o dalle difficoltà del momento.
Il limite coincide con il tempo di una sola persona.
